Jak oddzielić ziarno od plew, czyli o ustalaniu rzeczy ważnych.

Produktywność

Paul Dawson, partner w firmie Fluxx, napisał niedawno artykuł o time-boxingu. Jest to metoda, którą jego firma wykorzystuje do ustalania najważniejszych informacji.

Po polsku można to nazwać po prostu ramami czasowymi. Założenie jest takie, by, poprzez nadanie procesowi decyzyjnemu wąskich ram czasowych, wycisnąć esencję najistotniejszych wartości.

Przykład podany przez Dawsona to rysunek kota. Można kota narysować tak:

Sleeping Kitty Drawing

Kiedy jednak damy komuś jedynie 30 sekund na narysowanie zwierzęcia, kot będzie wyglądał w przybliżeniu tak:

Mój rysunek kota w 20 sekund.

W tym przypadku najważniejsze dane potrzebne do przekazania informacji, że na rysunku jest właśnie kot, to wąsy, ogon, pyszczek tudzież ogólny kształt. I ktokolwiek tego kota będzie rysował, ograniczony czas zadania wymusi na nim ustalenie priorytetów czy też minimum niezbędnych danych.

Jestem przekonany, iż można tę metodę skutecznie stosować do podejmowania trudnych decyzji, ustalania co jest ważne, oraz skracania dyskusji poprzez ograniczenie dygresji.

Od razu też nasunęło mi się skojarzenie z osobami, którym lekarze dają kilka miesięcy życia. Ludzie nagle uświadamiają sobie, co jest dla nich najważniejsze, kiedy zostaje im konkretny, ograniczony czas. To oczywiście skrajny przykład, lecz doskonale obrazuje, jak wąskie ramy czasowe zmuszają nas do wyboru tego, co istotne.

Jak tę wiedzę zastosować w praktyce? Cóż, być może sami zadaliście sobie kiedyś pytanie: “co bym zrobił/zrobiła, gdyby mi zostało pół roku życia?”. Być może odpowiedź na to pytanie jest akurat tą najważniejszą w waszym życiu rzeczą? Co za tym idzie, time-boxing okazać się może przydatnym narzędziem do wyznaczania życiowych celów.

Złudzenie, że na jakieś działanie mamy jeszcze mnóstwo czasu, jest częstą przyczyną przedłużonej bezczynności, odkładania decyzji na później, tkwienia w rozkroku między dwoma z pozoru równoważnymi opcjami. Zastosowanie w takich przypadkach ograniczonych ram czasowych (np. “podejmę tę decyzję w trakcie mycia naczyń”, lub “za dziesięć minut będę mieć plan na jutro”) pozwoli na zerwanie łańcuchów niezdecydowania i wyklarowanie priorytetów.

Rozmyślania nad tym tematem doprowadziły mnie do wniosku, iż time-boxing to właśnie główna przyczyna sukcesu speed datingu, czyli randek błyskawicznych. Ograniczenie czasu i tutaj wymusza przejście do konkretów, porzucenie rzeczy nieistotnych. Jeśli masz kogoś poznać w pięć minut, musisz zadać właściwe pytania.

Prawdopodobnie ten sam mechanizm napędza spotkania networkingowe. Jeśli jesteś w stanie podsumować działalność swojej firmy w kilkanaście sekund i do tego dobrze się zaprezentować, to masz time-boxing w małym palcu.

Jakie jeszcze zastosowanie tej metody możecie wymyślić? Czy odsianie rzeczy nieistotnych może się przydać podczas planowania nowego roku i tak zwanych noworocznych postanowień? Napiszcie w komentarzach!